Informativa privacy

Questa pagina spiega come DepthX tratta i dati personali. DepthX mette nero su bianco ogni dettaglio: quali dati usa, da dove arrivano, perché li usa, con chi li condivide, per quanto tempo li tiene e come puoi esercitare i tuoi diritti.

Le regole di riferimento sono il Regolamento (UE) 2016/679, detto GDPR, e il Codice privacy italiano (D.Lgs. 196/2003). Per ogni gruppo di persone c'è anche un'informativa dedicata, più breve e mirata: le trovi nella sezione 3.

1. Chi tratta i dati

• Titolare del trattamento: DepthX (DepthX Labs), [DA COMPLETARE: ragione sociale oppure nome e cognome del titolare della ditta]
• Partita IVA: [DA COMPLETARE: partita IVA]
• Sede: [DA COMPLETARE: via, numero civico e CAP della sede], Bergamo, Italia
• Email per ogni domanda sulla privacy: [email protected]
• PEC: [DA COMPLETARE: PEC, se attivata]

DepthX è una piccola realtà senza dipendenti e non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché la sua attività non rientra nei casi in cui la legge lo richiede (art. 37 GDPR). Per ogni richiesta scrivi a [email protected]: ti risponde direttamente il titolare.

2. Le nostre regole, in breve

• Soltanto dati aziendali pubblici. Per cercare nuovi clienti usiamo la scheda Google Maps dell'attività, il suo sito, i suoi profili social pubblici e le recensioni pubbliche.
• Recensioni sempre con la fonte. Quando citiamo una recensione pubblica, la accompagniamo sempre con il rimando alla pagina Google dell'attività.
• Primo contatto personale e senza link. Il primo messaggio è scritto per quella attività, è sporadico e non continuativo, non contiene link a demo. Presentiamo DepthX e chiediamo il permesso di mandare il materiale.
• Trasparenza dal primo messaggio. Ogni primo contatto dice come trattiamo i dati e contiene il link all'informativa per i potenziali clienti.
• STOP vale sempre. Basta rispondere STOP: entri nell'elenco degli esclusi e non ti contattiamo più.
• Se non sei interessato, cancelliamo. Se rifiuti o non rispondi, cancelliamo in modo non reversibile il lavoro fatto per te e i tuoi dati, oppure teniamo soltanto il minimo nell'elenco degli esclusi per non ricontattarti.
• Nessuna vendita di dati. Non vendiamo e non cediamo dati a nessuno per fini commerciali.
• Nessuna profilazione e nessuna decisione automatica. Non creiamo profili delle persone e non prendiamo decisioni basate soltanto su sistemi automatici (art. 22 GDPR).
• Intelligenza artificiale con controllo umano. Usiamo sistemi di intelligenza artificiale nel lavoro, lo diciamo apertamente e ogni risultato viene controllato da una persona.

3. Un'informativa per ogni persona

• Informativa per i potenziali clienti: per le attività che DepthX trova online e contatta per la prima volta (art. 14 GDPR).
• Informativa per i clienti: per chi firma un contratto con DepthX.
• Informativa fornitori: per i fornitori e le loro persone di riferimento.
• Informativa per chi ci contatta: per chi scrive a DepthX via email, Instagram o piattaforme per freelance.
• Informativa cookie: per chi visita questo sito.
• Legittimo interesse: la valutazione di bilanciamento: perché il contatto commerciale verso le aziende è legittimo e come proteggiamo le persone.

4. Titolare e responsabile: chi decide cosa

• DepthX è titolare dei dati di potenziali clienti, clienti, fornitori e di chi la contatta, perché decide lei perché e come usarli.
• Il cliente è titolare dei dati dei visitatori del suo sito, per esempio le richieste ricevute dal modulo contatti o le statistiche di visita.
• DepthX è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) soltanto se tratta quei dati per conto del cliente, per esempio se gestisce il sito o il modulo contatti dopo la consegna. In quel caso firmiamo con il cliente un accordo scritto sul trattamento dei dati (DPA).
• Quando il sito passa al cliente, cioè viene trasferito sul suo account, DepthX non tratta più i dati dei visitatori e non è responsabile del trattamento.

5. Quali dati trattiamo

Potenziali clienti

Nome dell'attività, settore, sede dell'attività, email aziendale o generica, profilo social aziendale, contenuti pubblici della scheda Google Maps, del sito e dei profili social (testi, foto, video, logo), recensioni pubbliche con il nome dell'autore come appare su Google, data del contatto e risposta ricevuta.

Clienti

Ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, codice destinatario o PEC per la fattura elettronica, nome, ruolo, email e telefono della persona di riferimento, contratto, comunicazioni, materiali del progetto (logo, foto, video, testi), fatture e pagamenti.

Fornitori

Dati della società, nome, ruolo, email e telefono della persona di riferimento, ordini, contratti, fatture e pagamenti.

Chi ci contatta

Nome, email o profilo social, contenuto del messaggio ed eventuali allegati.

Visitatori del sito

Dati tecnici di navigazione trattati dal fornitore di hosting (IP, tipo di browser, pagina richiesta, data e ora) e la sola preferenza della lingua salvata nel browser. I dettagli sono nell'informativa cookie.

Dati che non trattiamo: non trattiamo dati sulla salute, dati biometrici, dati genetici, origine etnica, convinzioni religiose o politiche, vita sessuale, condanne penali, né dati di minori.

6. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): emettere e conservare le fatture e la contabilità per 10 anni, come richiede la legge italiana (art. 2220 del Codice civile e norme fiscali).
• Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b): realizzare il sito e i contenuti per i clienti, gestire ordini e pagamenti con i fornitori, rispondere a chi chiede un preventivo.
• Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f): il primo contatto commerciale verso le aziende, sporadico e con dati aziendali pubblici; rispondere ai messaggi; proteggere il sito; difendere i diritti di DepthX in caso di contestazione. Per il primo contatto commerciale abbiamo pubblicato la valutazione di bilanciamento.
• Consenso (art. 6, par. 1, lett. a): dove serve, per esempio per mandare il materiale a un potenziale cliente che ce lo ha permesso, o per l'invio di una futura newsletter. Il consenso si revoca in ogni momento.

7. I fornitori che trattano dati

Per lavorare DepthX usa servizi esterni. Quelli che trattano dati per conto di DepthX sono responsabili del trattamento e hanno firmato, con le loro condizioni, un accordo sul trattamento dei dati (DPA, art. 28 GDPR). DepthX conserva una copia di ogni accordo. Gli altri agiscono come titolari autonomi, secondo le loro informative.

8. Dati fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori trattano dati fuori dall'Unione Europea, in particolare negli Stati Uniti: Google, Cloudflare, Anthropic e Vast.ai. Anche Namecheap, Superhive e Meta possono trattare negli Stati Uniti i dati del loro rapporto con DepthX.

Il trasferimento è permesso soltanto con una di queste garanzie:

• EU US Data Privacy Framework: la decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 per le società americane certificate, come Google LLC e Cloudflare, Inc.
• Clausole contrattuali standard: il contratto tipo approvato dalla Commissione europea (Decisione 2021/914), presente negli accordi di Google, Cloudflare, Anthropic, Vast.ai e dei subfornitori di Brevo.

Brevo e IONOS sono società europee. Puoi chiedere a [email protected] una copia delle garanzie usate per ogni fornitore.

9. Intelligenza artificiale

Nello spirito del Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, detto AI Act), DepthX dice con trasparenza che può usare sistemi di intelligenza artificiale nel suo lavoro, per esempio Anthropic Claude.

• Per cosa: scrivere e correggere testi, organizzare le ricerche sulle attività, sviluppare il codice dei siti, preparare immagini e contenuti 3D.
• Con quali dati: dati aziendali pubblici e materiali del progetto. Non inseriamo dati delle categorie particolari elencate nella sezione 5.
• Con quale controllo: ogni testo, sito e contenuto viene controllato da una persona prima di essere inviato o pubblicato.
• Nessuna decisione automatica: l'intelligenza artificiale non decide chi contattare o escludere e non prende decisioni che producono effetti giuridici sulle persone.

10. Per quanto tempo teniamo i dati

• Potenziale cliente non interessato (rifiuta o non risponde entro 72 ore dal primo contatto): cancelliamo il lavoro fatto per lui e i suoi dati entro 72 ore. Teniamo soltanto, nell'elenco degli esclusi, il nome dell'attività, il contatto usato e la data, per non ricontattarlo.
• Elenco degli esclusi: finché DepthX svolge attività commerciale, perché serve proprio a rispettare la scelta di non essere contattati.
• Potenziale cliente interessato senza contratto: 12 mesi dall'ultimo messaggio, poi cancellazione.
• Clienti: per tutto il rapporto e poi per 10 anni dalla sua chiusura, per gli obblighi di legge e per la tutela dei diritti (art. 2946 del Codice civile).
• Fatture e contabilità: 10 anni (art. 2220 del Codice civile).
• Materiali del progetto: fino alla consegna e poi 12 mesi per l'assistenza, salvo un accordo diverso nel contratto.
• Fornitori: per tutto il rapporto e poi 10 anni per i documenti contabili.
• Messaggi di chi ci contatta senza diventare cliente: 12 mesi dall'ultimo messaggio.
• Dati tecnici di navigazione: per i tempi indicati da Cloudflare; DepthX non li consulta di routine.
• Preferenza della lingua: resta nel tuo browser finché non la cancelli.

Alla scadenza i dati vengono cancellati o resi anonimi.

11. Come proteggiamo i dati

• copie di sicurezza in cloud, su server e su dischi esterni, con un piano di ripristino;
• registrazione degli accessi ai sistemi informatici;
• aggiornamento periodico di computer, telefoni e programmi;
• antivirus sui dispositivi;
• conservazione a norma delle fatture elettroniche;
• accesso ai dati riservato al titolare; fornitori scelti tra quelli che offrono garanzie di sicurezza;
• pagine dimostrative pubblicate su link non indicizzati, visibili soltanto a chi riceve il link;
• DepthX non riceve mai le credenziali dei clienti: il sito viene messo online sull'account del cliente.

12. Se i dati vengono violati (data breach)

Una violazione dei dati è un evento che porta alla perdita, alla distruzione, alla modifica o alla diffusione non autorizzata dei dati, per esempio un account rubato.

• DepthX valuta subito l'evento e prende le misure per limitarne gli effetti.
• Se c'è un rischio per le persone, DepthX lo comunica al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore da quando ne viene a conoscenza (art. 33 GDPR).
• Se il rischio è elevato, DepthX lo comunica anche alle persone coinvolte, senza ritardo, spiegando cosa è successo e cosa possono fare (art. 34 GDPR).
• Ogni violazione, anche piccola, viene annotata nel registro interno delle violazioni.

13. I tuoi diritti e come esercitarli

Puoi esercitare in ogni momento questi diritti, gratis:

• Accesso (art. 15 GDPR): sapere se trattiamo tuoi dati, quali e come, e riceverne una copia.
• Rettifica (art. 16): correggere dati sbagliati o incompleti.
• Cancellazione (art. 17): chiedere di cancellare i dati.
• Limitazione (art. 18): chiedere di sospendere l'uso dei dati, per esempio mentre verifichiamo una tua contestazione.
• Portabilità (art. 20): ricevere i dati che ci hai dato in un formato di uso comune, quando il trattamento si basa sul contratto o sul consenso.
• Opposizione (art. 21): opporti al trattamento basato sul legittimo interesse. Per il contatto commerciale l'opposizione è sempre accolta, senza bisogno di motivarla: basta rispondere STOP.
• Revoca del consenso (art. 7): dove il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo quando vuoi.
• Reclamo (art. 77): presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it.

Come fare: scrivi a [email protected] indicando cosa chiedi. Rispondiamo entro un mese dalla richiesta. Se la richiesta richiede più tempo possiamo estendere di altri due mesi, ma te lo diciamo entro il primo mese e ti spieghiamo il motivo. Per proteggerti possiamo chiederti un dato utile a verificare che la richiesta arrivi davvero da te.

14. Devi darci i dati?

Per diventare cliente o fornitore i dati del contratto e della fattura sono necessari: senza non possiamo lavorare insieme né rispettare la legge. Per tutto il resto non c'è alcun obbligo.

15. Modifiche a questa informativa

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Per i cambiamenti importanti avvisiamo direttamente clienti e fornitori.